Miksi säätiön kannattaa harkita hallinnon ja juridisten tehtävien ulkoistamista?

Työskennellessäni yli kymmenen vuotta eri säätiöiden asiamiehenä olen havainnut, että säätiöiden hallinnolliset ja juridiset tehtävät vievät usein paljon aikaa ja energiaa niiden varsinaiselta ydintehtävältä. Kun säätiöt päättävät ulkoistaa nämä tehtävät asiantuntevalle kumppanille, vapautuu aikaa ja resursseja ydintoiminnan kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Mitä säätiön hallinnon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?

Säätiön hallinnon ulkoistamisessa on kyse siitä, että erityisosaamista vaativat tai rutiininomaiset hallinnolliset ja juridiset tehtävät siirretään asiantuntevan ammattilaisen hoidettavaksi. Tämä voi sisältää esimerkiksi säätiön taloushallinnon, apurahaprosessien ja sijoitustoiminnan hallinnoinnin sekä juridiset velvoitteet, kuten sääntömuutokset ja rekisteröinnit.

Usein ulkoistaminen kattaa myös säätiön sihteerityöt ja hallituksen kokousten valmistelun ja pöytäkirjojen laadinnan. Ulkopuolinen asiantuntija voi tukea hallitusta päätöksenteossa, varmistaa sääntelyn noudattamisen ja huolehtia siitä, että dokumentaatio on asianmukainen ja ajantasainen. Näin säätiö voi keskittyä ydintehtäväänsä – vaikuttavaan ja vastuulliseen toimintaan.

Konkreettiset hyödyt säätiölle

Yhteistyö ulkoistetun ammattilaisen kanssa tarjoaa säätiöille mahdollisuuden hoitaa päivittäinen operatiivinen toiminta, sääntömuutokset sekä juridiset velvoitteet tehokkaasti ja luotettavasti. Säätiön hallituksen jäsenet voivat rauhallisin mielin keskittyä säätiön tarkoituksen edistämiseen, kun ammattilainen huolehtii, että kaikki sääntelyvaatimukset ja hallinnolliset prosessit ovat jatkuvasti ajan tasalla.

Milloin ulkoistamista kannattaa harkita?

Kokemukseni mukaan säätiöt hyötyvät asiantuntijakumppanista niin perustamisvaiheessa kuin vakiintuneenkin toiminnan aikana. Olen auttanut säätiöitä muun muassa sääntöjen laatimisessa, rekisteröitymisessä sekä toiminnan käynnistämiseen liittyvien hallinnollisten prosessien määrittelyssä.

Pitkään toimineet säätiöt puolestaan hyötyvät jatkuvasta juridisesta neuvonnasta erityisesti tilanteissa, joissa toiminnan kehittäminen, sääntömuutokset, sijoituksiin liittyvät prosessit tai sääntely-ympäristön muutoksiin reagoiminen tulevat ajankohtaisiksi. Myös henkilöstömuutokset – kuten asiamiehen eläköityminen – voivat luoda tarpeen ulkopuoliselle asiantuntijatuelle, joka varmistaa toiminnan jatkuvuuden ja hallinnon sujuvuuden siirtymävaiheessa.

Hyvä hallinto ja selkeät vastuut

Ulkoistamisesta huolimatta säätiön hallituksella säilyy aina kokonaisvastuu säätiön toiminnan asianmukaisuudesta. Ulkoistamisen myötä hallinnon ja operatiivisten tehtävien koordinointi tehostuu, jolloin hallitus voi keskittyä strategiseen johtamiseen ja ydintehtävän toteuttamiseen luottavaisin mielin.

Lawli Oy:n erityisosaaminen säätiöiden kumppanina

Kun hallinto ja juridiset tehtävät ulkoistetaan Lawlille, säätiö saa käyttöönsä hyvät yhteydet ja syvällisen ymmärryksen säätiöiden erityisvaatimuksista ja sääntely-ympäristöstä. Kokemukseni säätiöiden sijoituksiin liittyvien KYC-prosessien, osakekauppojen sekä muiden transaktioiden hoitamisesta tuo säätiölle merkittävää lisäarvoa. Tällainen jatkuva ja tarkka hallinnointi vahvistaa säätiön mainetta ja toimintakykyä.

Jos harkitset, miten säätiösi voisi hyötyä hallinnon tai juridisten tehtävien ulkoistamisesta, keskustelen mielelläni lisää juuri teidän tilanteestanne ja siitä, miten voisin olla avuksi.

Johanna Linna
Lawli Oy